IR: erro de empresas ao preencher nova forma de apurar imposto retido na fonte leva trabalhadores à malha fina

O aumento de casos envolvendo IR: erro de empresas ao preencher nova forma de apurar imposto retido na fonte leva trabalhadores à malha fina tem chamado a atenção da Receita Federal do Brasil neste ano. A mudança no sistema de envio de dados, que substituiu declarações antigas por plataformas mais complexas, está provocando divergências nas informações fiscais e afetando milhares de contribuintes em todo o país.

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Problema principal: inconsistências colocam contribuintes na malha fina

O principal problema identificado pela Receita é a divergência entre os dados informados pelas empresas e aqueles declarados pelos trabalhadores no Imposto de Renda. Essas inconsistências fazem com que declarações sejam automaticamente retidas para análise, o que caracteriza a chamada malha fina.

Segundo o órgão, o fenômeno ocorre em todo o Brasil e ganhou força em 2026, durante o período de entrega das declarações. A origem está no envio incorreto de informações por parte das empresas, especialmente em sistemas mais recentes de prestação de dados fiscais.

O que o trabalhador deve fazer em caso de erro no IR

Diante desse cenário, a Receita orienta que os contribuintes utilizem como base o informe de rendimentos fornecido pelas empresas. Caso a declaração tenha sido preenchida corretamente com base nesse documento, não é necessário tomar nenhuma medida imediata, mesmo que haja retenção.

A recomendação é acompanhar a situação por meio do portal e-CAC ou pelo aplicativo Meu Imposto de Renda. A retificação da declaração só deve ser feita se o trabalhador receber um novo informe corrigido pelo empregador.

IR: erro de empresas e o fim da Dirf aumentam complexidade

Um dos principais fatores por trás do aumento de erros é o fim da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf), que deixou de ser utilizada neste ano. Em seu lugar, a Receita passou a usar sistemas mais completos, porém mais complexos:

• eSocial
• EFD-Reinf

Essas plataformas fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e exigem o envio mensal de dados detalhados sobre salários, tributos e retenções. Diferentemente da Dirf, que era anual, o novo modelo aumenta o volume de informações e a chance de falhas no preenchimento.

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Impacto: aumento de retenções na malha fina

De acordo com a Receita Federal, houve um crescimento de cerca de 2% no número de declarações retidas na malha fina neste ano. Até o momento, aproximadamente 13 milhões de declarações foram entregues, e cerca de 260 mil contribuintes a mais foram impactados em comparação com períodos anteriores.

Esse aumento reflete diretamente os erros cometidos pelas empresas ao alimentar os novos sistemas, evidenciando uma fase de adaptação ao modelo atual.

Principais erros das empresas no preenchimento

Entre os erros mais comuns identificados pela Receita estão:

• Classificação incorreta do 13º salário, que deveria ser tributado exclusivamente na fonte
• Informações inconsistentes sobre o período de pagamento dos salários (diferença entre regime de caixa e competência)
• Parametrização incorreta no envio de dados ao eSocial
• Em menor escala, erros no próprio informe de rendimentos entregue ao trabalhador

Essas falhas ocorrem, muitas vezes, por interpretações equivocadas das regras fiscais ou pela complexidade do sistema.

Por que os erros acontecem

A principal razão para as inconsistências é a maior exigência de detalhamento nos novos sistemas. As empresas precisam classificar corretamente cada tipo de rendimento, indicando se ele é tributável, isento ou sujeito à tributação exclusiva.

Como o envio passou a ser mensal, qualquer erro de classificação pode gerar divergências acumuladas ao longo do ano. Além disso, diferenças de interpretação entre empresas e a Receita também contribuem para o problema.